Zakup kasy fiskalnej to obowiązek, który może budzić wiele pytań wśród przedsiębiorców. W artykule przedstawimy szczegółowe informacje na temat terminów i warunków, które muszą zostać spełnione w związku z zakupem i używaniem kasy fiskalnej w 2026 roku.
Kiedy trzeba zakupić kasę fiskalną?
Przedsiębiorcy muszą zrozumieć, jakie przepisy regulują obowiązek zakupu kasy fiskalnej. Sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wymaga ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. Obowiązek ten nie jest jednak bezwzględny – istnieją zwolnienia, które mogą czasowo wykluczyć konieczność jej zakupu.
Warto podkreślić, że limit, który uprawnia do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy, wynosi 20 000 zł. Przekroczenie tej kwoty oznacza konieczność zakupu i wprowadzenia kasy fiskalnej w działalności. Dla przedsiębiorców, którzy przekroczyli limit, obowiązek zakupu kasy powstaje po upływie dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie. Na przykład, jeśli limit został przekroczony w marcu, przedsiębiorca musi rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej od czerwca.
Jak uniknąć błędów przy zakupie kasy?
Ważne jest, aby zakupić kasę fiskalną odpowiednią do rodzaju prowadzonej działalności. Istnieją różne typy kas, w tym kasy online, które są teraz preferowane ze względu na możliwość przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas. Wybór odpowiedniego modelu kasy może znacząco ułatwić prowadzenie ewidencji.
Decydując się na zakup kasy, przedsiębiorca powinien pamiętać o kilku krokach:
- Wybranie odpowiedniego modelu kasy dostosowanego do specyfiki działalności.
- Skontaktowanie się z autoryzowanym sprzedawcą kas fiskalnych.
- Przeprowadzenie fiskalizacji kasy przez uprawnionego serwisanta.
- Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od fiskalizacji.
Dokumenty niezbędne przy zakupie
Przy zakupie kasy fiskalnej przedsiębiorca powinien otrzymać zestaw dokumentów, które są niezbędne do prawidłowego użytkowania urządzenia. Do tych dokumentów należą:
- Instrukcja obsługi kasy,
- Książka serwisowa kasy,
- Karta kasy,
- Deklaracja o spełnieniu przez kasę wymagań technicznych.
Co to jest ulga na zakup kasy fiskalnej?
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zakup kasy online, mogą skorzystać z ulgi na zakup tego urządzenia. Ulga wynosi do 90% wartości zakupu kasy, jednak nie może przekroczyć kwoty 700 zł na jedną kasę. Aby móc skorzystać z tej ulgi, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki: rozpocząć ewidencję sprzedaży na kasie online w terminie oraz posiadać fakturę dokumentującą zakup kasy i dowód zapłaty całej należności.
Przedsiębiorcy rozliczający VAT mogą odliczyć ulgę bezpośrednio w deklaracji VAT (plik JPK V7), natomiast podatnicy zwolnieni z VAT powinni złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o zwrot ulgi na wskazany rachunek bankowy.
Jak skorzystać z ulgi?
Aby skorzystać z ulgi, przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków:
- Rozpocząć ewidencję sprzedaży na kasie online w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia obowiązku ewidencjonowania,
- Posiadać fakturę i dowód zapłaty całej należności za kasę,
- Wypełnić odpowiednią deklarację VAT lub złożyć wniosek o zwrot ulgi do urzędu skarbowego.
Jakie są konsekwencje braku kasy fiskalnej?
Brak kasy fiskalnej w sytuacji, gdy przedsiębiorca ma obowiązek jej posiadania, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Nie tylko narusza to przepisy podatkowe, ale także naraża przedsiębiorcę na sankcje karno-skarbowe. Konieczne jest, aby przedsiębiorca zrozumiał, jakie są jego obowiązki i przestrzegał ich, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji.
Podstawowe obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej to:
- Regularne wykonywanie przeglądów technicznych kasy,
- Zgłaszanie kasy do urzędu skarbowego,
- Przechowywanie dokumentacji związanej z używaniem kasy,
- Zapewnienie możliwości płatności bezgotówkowych dla klientów.
Jak prawidłowo prowadzić ewidencję sprzedaży?
Ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wymaga przestrzegania określonych procedur. Przedsiębiorca powinien regularnie wykonywać raporty dobowe i miesięczne, które dokumentują przeprowadzoną sprzedaż. Raport dobowy należy wystawiać na koniec każdego dnia, w którym dokonano sprzedaży, natomiast raport miesięczny powinien być wystawiany najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.
Ponadto, przedsiębiorca musi pamiętać o zapewnieniu prawidłowego działania kasy, co obejmuje kontrolę poprawności nazw towarów i usług oraz stawek podatku. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, konieczne jest natychmiastowe skontaktowanie się z serwisem.
Co warto zapamietać?:
- Obowiązek zakupu kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy przekroczą limit sprzedaży 20 000 zł rocznie.
- Zakup kasy fiskalnej wymaga wyboru odpowiedniego modelu, fiskalizacji przez serwisanta oraz zgłoszenia do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni.
- Przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy online, wynoszącej do 90% wartości zakupu, maksymalnie 700 zł na kasę.
- Brak kasy fiskalnej w sytuacji obowiązku jej posiadania może prowadzić do sankcji karno-skarbowych oraz finansowych.
- Ewidencjonowanie sprzedaży wymaga regularnych raportów dobowych i miesięcznych oraz zapewnienia poprawności działania kasy.
